Yazı İşleri Müdürlüğü
GENEL BİLGİLER
A-Misyon ve Vizyon
VİZYONUMUZ
Belediyemiz Yönetim ve karar organlarının düzenli, etkili ve verimli çalışmalarına katkıda bulunacak iletişim ve yazışma hizmetlerini etkin kılmak.
MİSYONUMUZ
Yönetim organlarınca alınan kararların belediyemiz iç ve dış paydaşlarımız arasında koordinasyon ve hızlı iletişimi etkin kılacak şekilde yürütülmesini sağlayarak hizmetlerin düzenli, verimli ve devamlılığını sağlayacak sekretarya hizmetlerini sunmak.
B- GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLAR
Yazı İşleri Müdürlüğü, müdür yönetiminde aşağıdaki servislerden oluşmaktadır.
1-KARARLAR SERVİSİ
a)Meclis Birimi
b)Encümen Birimi
2-EVRAK İŞLERİ SERVİSİ
a)Genel Evrak Birimi
b)İşlemler Birimi
KARARLAR SERVİSİNİN GÖREVLERİ
Kararlar Servisi
a)Meclis Biriminin Görevleri;
1)Meclis gündeminin oluşturulması;5393 Sayılı Belediye Kanununun 21. maddesi gereğince belediye başkanı tarafından belirlenen meclis gündemini oluşturmak. Oluşturulan meclis gündemini en az üç gün önceden üyelere gönderilmesini sağlayarak, ilanını yapmak,
2)Meclis Üyeleri Devam cetvelinin oluşturulması;Meclis üyelerine ait devam cetvelini oturumdan önce meclis başkanına teslim edip oturumdan sonra devam cetvelini teslim alarak saklamak,
3)Meclis tutanaklarının tutulması;Meclis görüşmelerinin görevlilerce tutanağa geçirilerek, başkan ve katip üyelere imzalatmak. Dosyalarına yerleştirerek saklanmasına ve kaybolmamasına özen göstermek,
4)Meclis kararlarının yazılması; Meclis toplantısında alınan kararları meclis tutanaklarına uygun bilgisayar ortamında yazılarak, başkan ve katiplere imzalatmak,
5)Komisyon raporlarının yazılması; ihtisas komisyonlarına gönderilen konularla ilgili raporları ihtisas komisyonu başkanı ve üyelerinin hazırladıkları şekliyle bilgisayar ortamında yazarak imzalatmak, imzalanan raporların ilanını yapmak,
6) Karaların Büyükşehir Belediyesine Gönderilmesi;Meclis toplantılarında bütçe ve imarla ilgili alınan kararları dosya ve ekleriyle birlikte onaylanmak için Büyükşehir belediyesine göndermek,
7) Kararların kaymakamlığa gönderilmesi;Kesinleşen ve Büyükşehir belediyesinden İmar ve bütçeyle ilgili gelen kararları 5393 sayılı Kanunun 23. ve 81. (81. Maddesi gereğince onaylanmak Mülki idare amirine (Kaymakama) göndermek,
8)Belediye meclisince alınan kararları sıra numarasına göre düzenli bir şekilde dosyalamak,
9) Kararların Müdürlüklere gönderilmesi; Kesinleşen meclis kararları uygulanması için ilgili müdürlüklere göndermek ve ilanını yapmak,
10) İhtisas Komisyonları raporlarını almak üzere müracaat eden ilgililere Meclis kararınca alınan ücret karşılığında verilmesini sağlamak,
11)Meclise ait dosya ve kararları tutanak ve defter v.s. gibi evrakı mahkeme ile inceleme yapacak bilirkişilere Başkanlık Makamının yazılı emri ile vermek. Evrakın uzun zaman kullanılması gerektiğinde örnek çıkartılarak aslına uygun olduğu onaylandıktan sonra asıllar gelinceye kadar suretleri dosyasında saklamak.
b) Encümen Biriminin Görevleri;
1)Encümen gündeminin oluşturulması;Belediye Başkanı tarafından Encümene havale sırasına göre Encümen gündemi oluşturulur. Oluşturulan gündemi çoğaltılarak Encümen üyelerine dağıtmak.
2)Kararların karar defterine işlenmesi;Gündeme alınan konuları gündemdeki sırasına göre Encümen karar defterine kayıt etmek.
3)Encümen kararlarının yazılması; Encümende alınan kararları, rapor yazıcı tarafından metin haline getirmek,
4)İmzalarının tamamlanması; Metin haline getirilen kararlar Encümen Başkanı ve üyelere imzalatılıp, toplantıya katılmayan üyelerle ilgili Karar defterindeki ilgili yere (katılmadı) veya (izinli) yazmak,
5)Kararların ilgili müdürlüklere gönderilmesi; İmzası tamamlanan kararları uygulanmak üzere gecikmeksizin ilgili müdürlüklere göndermek,
6)Encümen karar asıllarının müdürlükçe düzenlenmiş esasa göre muntazam dosyalanarak saklanmasına dikkat ve özen göstermek,
EVRAK İŞLERİ SERVİSİNİN GÖREVLERİ
Evrak İşleri Servisi
a)Genel Evrak Biriminin Görevleri;
1)Belediye’ye gelen yazıları, EBYS’ne kayıt edildikten sonra ilgili birimlere havalesini yapmak,
2)Belediyeden çıkan yazıları, EBYS’ den çıktı alındıktan sonra ilgili kurum ve ilgililere göndermek,
3)Posta ile gönderilecek evrak, posta zimmet fişine kaydedilerek ve post makinesinden geçirildikten sonra PTT ye zimmet karşılığı devretmek,
4)Belediye birimleri, kamu kurum ve kuruluşlarından gelen, gerek ihale ilanlarının gerekse duyuru niteliğindeki ilanların Belediyemiz ilan panosunda ilan edilmesini sağlayarak, buna ait tutanak ve raporları ilgili kurum, kuruluş ve müdürlüğe iletmek,
5)Posta ile gönderilen mektuplara posta makinesi için avans alınarak harcamaların sonunda Mali Hizmetler Müdürlüğünce mahsubun yapılmasını sağlamak,
6)Acil ulaştırılması gereken evrakların elden takip edilerek zaman kaybının önlenmesine çalışmak,
7)Vatandaşlar tarafından belediyemize verilen dilekçelerin, EBYS’ne işleyerek ilgili müdürlüklere havalelerini yapmak,
b)İşlemler Servisinin Görevleri;
1)Müdürlüğün her türlü özlük işleri ile belediyemiz içi ve dışıyla yapılan yazışmaları yürütmek.
2)Müdürlüğün demirbaş, kırtasiye, araç ve gereçlerinin alınmasını sağlamak,
3)5393 sayılı Kanunun 32. maddesi gereğince meclis üyeleri huzur hakkı tahakkuk ettirilerek, ödemenin yapılması için Mali Hizmetler Müdürlüğüne üst yazı ile göndermek,
4)5393 sayılı Kanunun 36. maddesi gereğince encümen başkanı ve üyelerine ödenek tahakkuk ettirilerek, ödenmesi için Mali Hizmetler Müdürlüğüne üst yazı ile göndermek,
5)İşçi ve stajyer puantajları hazırlanarak ilgili müdürlüğe göndermek.
Bilgi Edinme Başvuruları : Vatandaşların Başbakanlık İletişim Merkezine (BİMER) yazdığı bilgi, talep istek ve şikayetleri BİMER’in sitesinden , EBYS’ne aktararak ilgili birimlere göndermek
Müdürlüklerden gelen cevabi yazıları BİMER sistemi aracılığı ile hem vatandaşa hem sisteme iletmek
C- İDAREYE İLİŞKİN BİLGİLER
İdareye İlişkin Bilgiler
Yazı İşleriMüdürlüğü Belediye Başkan Yardımcısına bağlı olarak belediye hizmet binasında hizmet vermektedir.
Fiziksel Yapı
Belediyemiz hizmet binasında giriş katta gelen evrak birimi ile en üst katta meclis birimi, encümen birimi ve işlemler birimi ile hizmet vermektedir.
Örgüt Yapısı
Yukarıdan aşağıya, aşağıdan yukarıya doğru (hiyerarşik) bir iletişim yapısı mevcuttur.
3-Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar
Müdürlüğümüzde 9 bilgisayar, 4 yazıcı, 5 tarayıcı ve 1 post makinesi mevcuttur.
4-İnsan Kaynakları
PERSONEL DURUMU
|
PERSONEL
|
2015
|
|
Müdür
|
1
|
|
Memur
|
1
|
|
İşçi
|
6
|
|
TOPLAM
|
8
|
5-Sunulan Hizmetler
Ø Meclis ve Encümen gündeminin hazırlanması, onaylatılması ve ilanının yapılması
Ø Meclis ve encümen toplantıları aşamasında sekreterya hizmetlerinin yapılması tutanak ve kararların yazılması
Ø Yazılan meclis ve encümen kararlarının imzalatılarak ilgili birimlere dağıtılması
Ø Meclis komisyon raporlarının yazılması ve ilan edilmesi
Ø Kesinleşen Meclis kararlarının kanun gereği Mülki Amir ve Büyükşehir Belediyesine gönderilmesi ve kesinleşen kararların dağıtılması ve ilanın yapılması
Ø Meclis üyelerinin huzur hakları ve encümen üyelerinin ödeneklerinin tahakkuk ettirilmesi,
Ø İşçi ve stajer puantajlarının hazırlanması,
Ø Müdürlüğün her türlü özlük işleri ile Belediyemiz içi ve dışıyla gerekli yazışmaların yapılması,
Ø Teftiş Layihasıyla ilgili yazışmalar ve karşı görüşümüzün düzenlenmesi,
Ø Müdürlüğe gelen evrakın kaydı ve dağıtımının yapılması.
Ø Belediyemize gelen ve giden evrakların tasnifi ve havalesi yapılarak ilgili birim ve kurumlara dağıtımı
Ø Kamu kurum ve kuruluşlarına gidecek evrakların posta işlemleri yapılarak postalanması
Ø Belediyemizin birimleri ile Kamu kurum ve kuruluşlarından gelen ilanların yapılarak, tutanaklarının ilgili birim ve kurumlara gönderilmesi
6-Yönetim ve İç Kontrol Sistemi:
D-Diğer Hususlar
II-AMAÇ VE HEDEFLER
A-İdarenin Amaç ve Hedefleri
AMAÇ
Ulusal ve uluslararası kurum ve kuruluşlarla işbirliği yapılarak çağdaş belediyecilik hizmetleri gerçekleştirilecektir.
HEDEF
Bölgemizde bulunan özel ve resmi kurum ve kuruluşlar, sivil toplum örgütleri ve belediyemiz arasında etkin işbirliği tesis edilerek belediye faaliyetlerindeki etkililik oranı artırılacaktır.
B-Temel Politikalar ve Öncelikler
C-Diğer Hususlar
III-FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER
A-Mali Bilgiler
1-Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar
|
|
|
2014
Performans Bütçesi
|
2014
Gerçekleşen
|
|
01
|
Personel Giderleri
|
1.362.767,44
|
1.167.994,63
|
|
02
|
SGK Devlet Primi Giderleri
|
75.539,37
|
30.305,57
|
|
03
|
Mal ve Hizmet Alım Giderleri
|
13.000,00
|
17.000,00
|
|
|
TOPLAM
|
1.451.306.81
|
1.215.300,20
|
2-Mali Denetim Sonuçları : Denetim Komisyonunun 2014 yılı mali denetim çalışmaları tamamlanmıştır.
3-Diğer Hususlar
B-Performans Bilgileri
1-Faaliyet ve proje bilgileri
Meclis Birimi:
|
01/01/2014 - 31/12/2014
Tarihleri Arasında Meclis Kararlarının Aylara Göre Dağılımı
|
|
01/01/2014 - 31/12/2014
Tarihleri Arasında Meclis Kararlarının Konularına Göre Dağılımı
|
|
|
|
|
|
Ocak
|
27
|
|
Mali Konular
|
22
|
|
|
Şubat
|
14
|
|
İmar Konuları
|
73
|
|
|
Mart
|
15
|
|
Tarifeler
|
15
|
|
|
Nisan
|
31
|
|
Seçimler
|
13
|
|
|
Mayıs
|
26
|
|
Diğer
|
121
|
|
|
Haziran
|
27
|
|
Toplam
|
254
|
|
|
Temmuz
|
17
|
|
|
|
|
|
Ağustos
|
22
|
|
|
|
|
|
Eylül
|
23
|
|
|
|
|
|
Ekim
|
18
|
|
|
|
|
|
Kasım
|
13
|
|
|
|
|
|
Aralık
|
21
|
|
|
|
|
|
Toplam
|
254
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Encümen Birimi:
|
01/01/2014 - 31/12/2014
Tarihleri Arasında Meclis Kararlarının Aylara Göre Dağılımı
|
|
01/01/2014 - 31/12/2014
Tarihleri Arasında Meclis Kararlarının
Konularına Göre Dağılımı
|
|
|
|
Ocak
|
151
|
|
Mali Hizmetler Müdürlüğü
|
72
|
|
Şubat
|
60
|
|
Zabıta Müdürlüğü
|
651
|
|
Mart
|
30
|
|
İmar ve Şehircilik Müdürlüğü
|
169
|
|
Nisan
|
85
|
|
Yapı Kontrol Müdürlüğü
|
86
|
|
Mayıs
|
62
|
|
Park Bahçeler Müdürlüğü
|
5
|
|
Haziran
|
122
|
|
Fen İşleri Müdürlüğü
|
4
|
|
Temmuz
|
59
|
|
Yazı İşleri Müdürlüğü
|
1
|
|
Ağustos
|
32
|
|
Temizlik İşleri Müdürlüğü
|
1
|
|
Eylül
|
66
|
|
Hukuk İşleri Müdürlüğü
|
1
|
|
Ekim
|
124
|
|
Emlak ve İstimlak Müdürlüğü
|
33
|
|
Kasım
|
85
|
|
Özel Kalem Müdürlüğü
|
1
|
|
Aralık
|
154
|
|
Encümen Üye Teklifi
|
1
|
|
Toplam
|
1030
|
|
Sosyal Yardım İşl. Müdürlüğü
|
4
|
|
|
|
|
Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğü
|
1
|
|
|
|
|
TOPLAM
|
1030
|
· Her türlü mevzuat değişimi yakından takip edilmektedir.
· Takım ruhu ile sürekli iyileştirme çalışmaları yapılmaktadır.
· Elektronik Belge Yönetim Sistemi sayesinde müdürlüğümüz elektronik arşiv ve dosyalama sisteminin oluşturulmuş olması
· PW ve Word ortamında yazılan karar ve dosyaların taratılarak elektronik arşiv ve dosyalama sistemine aktarılamaması,
Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim.
Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm.
Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dahilindeki hususlara dayanmaktadır.
Burada raporlanmayan idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim.